Gestion de projets

Les travaux de traduction sont très divers : certains sont courts, comme une lettre ou le menu d’un restaurant, d’autres sont longs, comme une série de supports de formation ou un manuel de procédures qualité, certains sont simples, comme des fiches produits, d’autres complexes, comme un logiciel d’application verticale, certains ne comportent qu’un seul fichier et d’autres plusieurs centaines, certains sont à traduire en une langue, d’autres en une dizaine ou plus encore, et tous relèvent d’un domaine de spécialisation particulier. Et il est fréquent qu’un projet très court soit hyper spécialisé et concerne trente langues, comme lorsque nous traduisons des étiquettes de médicaments par exemple, ou qu’un projet long appartienne à un domaine simple mais implique plus de cent fichiers à traduire dans dix langues, comme cela peut-être le cas d’un progiciel.

C’est pourquoi, lorsqu’une entreprise nous envoie un document à traduire, nous l’attribuons à un Chef de projet, qui va gérer le projet en menant à bien plusieurs étapes.

Les étapes de la gestion de projets de traduction

 

  1. Analyse du projet. Cette étape est cruciale, car elle détermine les moyens qui seront mis en place ensuite pour compléter le projet : faut-il faire appel à un seul traducteur ou à plusieurs ? Dispose-t-on d’anciennes traductions ? Faut-il traduire des images ? Intervenir dans du code ? Doit-on mettre les documents en page ? Voilà quelques-unes des questions auxquelles il s’agit de répondre. Ce travail d’analyse se déroule souvent en deux temps, une première fois au moment de créer le devis, et une seconde, plus approfondie, lorsque la commande a été confirmée. Il repose en grande partie sur la qualité de la communication entre le Chef de projet et le client, et il permet de définir avec précision le délai d’exécution du projet, son coût de réalisation, le degré de qualité auquel on souhaite parvenir, et les ressources humaines et matérielles à mettre en œuvre. À l’issue de l’analyse, le Chef de projet dispose d’un planning précis du projet.
  2. Sélection des traducteurs. C’est la suite logique de la première étape. Une fois que l’on sait de combien de traducteurs on a besoin dans chaque langue, les dates auxquelles ils doivent être disponibles, quel doit être leur domaine de spécialisation, l’expérience dont ils doivent disposer, et le tarif auquel nous pouvons les rémunérer… il n’y a plus qu’à les trouver ! Bien souvent, cela n’est pas simple. Nous disposons bien entendu d’une importante base de données de traducteurs professionnels, mais cela ne garantit pas que nous puissions en extraire les noms de ceux qui répondent à tous les critères voulus pour le projet du moment. C’est pourquoi nous examinons toutes les candidatures qui nous sont adressées, et nous menons aussi des recherches dans des bases de données spécialisées. Dans tous les cas, nous retenons peu de candidats, car nos critères de sélection sont plutôt stricts. Or le choix des traducteurs détermine en grande partie la qualité finale du projet.
  3. Collection des documents de référence. Comment faire pour que le traducteur soit aussi à l’aise que le client avec le sujet du document ? Car c’est bien de cela qu’il s’agit : le client connaît bien son sujet, il manipule chaque jour des documents qui le concernent, et il s’est habitué au fil des années à employer le jargon propre à son entreprise. Mais le traducteur, même s’il est spécialisé dans le domaine en question, n’a pas ce degré de familiarité avec le contenu qu’il doit transcrire dans une autre langue. Voilà pourquoi nous sommes si friands de documentation : autres textes relatifs au sujet traité, traductions menées par le passé de façon satisfaisante, guides de styles, glossaires… Tout est bon à prendre ! Et encore plus si plusieurs traducteurs interviennent sur le même projet. La cohérence du texte traduit en dépend : chaque terme disposant de plusieurs équivalents possibles dans la langue de destination, il s’agit de faire en sorte que les traducteurs en emploient un seul, toujours le même. C’est la raison d’être des glossaires : ils contiennent les termes répétés dans le texte ainsi que leur équivalent. La création du glossaire, assez longue, intervient en début de projet, et il faut ensuite le mettre à jour en cours de projet. Un autre facteur de cohérence s’appelle la Mémoire de traduction. Cet outil mémorise les traductions antérieures phrase par phrase et propose de les réemployer lorsqu’il reconnaît des portions de texte dans le nouveau document. Quant aux Guides de styles, ils décrivent les formulations, c’est-à-dire le style rédactionnel à respecter ; ils sont en général fournis par le client lui-même. Le Chef de projet réunit les documents de référence exploitables et rédige des instructions spécifiques que les traducteurs devront respecter. Il organise parfois des réunions ou des formations préalables, qui se déroulent la plupart du temps sur le Web, puisque les traducteurs résident dans leur pays d’origine.
  4. Traduction. Enfin vient la phase de traduction proprement dite. À ce stade, les traducteurs disposent de tous les éléments de référence, connaissent les logiciels à utiliser et ont reçu des instructions de travail. Ils sont mis en relation les uns avec les autres afin de pouvoir échanger des informations, et ils ont reçu leur planning de livraison. Pendant la traduction des documents, ils sont fréquemment en relation avec le Chef de projets, qui s’assure du bon déroulement des opérations, et en particulier du respect des délais. Outre la traduction proprement-dite, la production comporte parfois d’autres grandes phases, comme le graphisme, la mise en page, les étapes de compilation ou de finalisation, etc.
  5. Contrôle Qualité. Selon les cas, il existe plusieurs façons de contrôler la qualité du travail réalisé par les traducteurs. Par exemple, on peut confier la relecture de tout le texte traduit à un second traducteur, par exemple celui qui a réalisé le glossaire en amont du projet. Ce second traducteur, n’ayant pas traduit le document, bénéficie d’un certain recul sur le dossier, qui doit lui permettre le discernement nécessaire à l’identification des erreurs commises par son confrère. Le défaut de la procédure de relecture intégrale tient à sa durée et à son coût, souvent incompatibles avec des prix modérés. C’est pourquoi Anyword pratique surtout le contrôle qualité par échantillonnage, et le contrôle automatisé, des procédures d’assurance qualité plus efficaces, plus rapides et moins coûteuses que nous détaillons ailleurs sur ce site.
  6. Livraison. Une fois les textes traduits et contrôlés, il ne reste plus qu’à livrer ! En fait, il y a encore beaucoup de contrôles à réaliser à ce stade. Tous les fichiers sont-ils bien là ? Sont-ils nommés correctement ? L’arborescence des répertoires est-elle correcte ? C’est aussi à ce stade que l’on vérifie par exemple la pagination des documents afin d’éviter les pages blanches, les veuves et les orphelines. Puis on livre le client, la plupart du temps par messagerie électronique. Sur des projets importants, on procède souvent à plusieurs livraisons au cours du projet : dès qu’un ensemble cohérent de fichiers est passé par toutes les étapes, le Chef de projet le remet au client. Cela permet de mieux s’intégrer au projet du client, dont le projet de traduction ne constitue en général qu’une phase. Et cela permet aussi, le cas échéant, de prendre en compte d’éventuelles remarques du client pour le reste du projet.
  7. Post-traitement. Et après ? Après, ce n’est pas fini : il faut encore aligner les textes traduits, c’est-à-dire constituer une Mémoire de traduction sur la base des textes source (ceux qui étaient à traduire) et des textes cible (les mêmes, une fois traduits). Cette Mémoire de traduction contribuera à accroître la cohérence et la qualité des textes traduits par la suite pour le compte du même client. Puis le Chef de projets archive tous les fichiers utilisés et les e-mails échangés au cours du projet, qui sont sauvegardés sur nos systèmes sécurisés. 

« Depuis plusieurs années, nous faisons appel à la société Anyword pour la traduction de rapports, principalement anglais / français ou français / anglais, pour le compte de certains de nos clients. Nous avons ainsi collaboré sur des dizaines de traductions qui ont toujours été réalisées avec soin. Ces missions, utilisant bien souvent des éléments techniques propres au domaine de l’énergie, ont toujours été réalisées avec professionnalisme, tant sur le plan de la qualité que des délais de réalisation, parfois très courts. La réactivité et la disponibilité de nos interlocuteurs étant elles aussi des composantes de cette collaboration très positive. Je fais donc part de ma grande satisfaction quant aux travaux menés par Anyword pour notre service et compte poursuivre cette collaboration. »

Thomas Rihouay, Responsable d’opérations Green Building, Bureau Veritas